Ketika hendak mengangkat telepon, ada etika yang harus diikuti agar terjadi komunikasi telepon yang baik, efisien dan efektif. Sebenarnya menjawab telepon bisa dikategorikan sebagai keahlian, apalagi jika bidang pekerjaan kalian ada di lingkup perkantoran. Menjawab telepon sangat tergantung dengan situasi dan ada beberapa tips yang bisa dilakukan saat menjawab sebuah panggilan telepon sesuai dengan situasi yang sedang ada. Berikut ini ada tips menjawab telepon yang sopan saat di kantor, saat di rumah dan voice mail.
Menjawab Telepon Yang Sopan di Kantor
Jaga Selalu Profesionalitas dan Kesopanan
Saat berada di kantor, menjawab telepon haruslah dalam situasi formal dan profesional, siapapun yang menelepon, karena kita tidak tahu siapa yang sedang berbicara di ujung telepon yang lain. Bahkan jika pun telepon dihadapan kita mempunyai caller ID yang menunjukkan siapa yang sedang menelepon, profesionalitas dan kesopanan tetap harus dijaga karena bisa saja yang menelepon adalah bos kita mempergunakan line telepon dari ruang OB atau meminjam HP teman ataupun orang yang salah sambung.
Selalu Fokus Pada Percakapan yang Sedang Dilakukan
Via frontierinternet
Jika hendak menjawab telepon, dari siapapun, jangan langsung diangkat, membiarkan telepon berdering sekali dua kali masih wajar dan membantu kita mempersiapkan diri sebelum mengangkatnya. Usahakan untuk tersenyum terlebih dahulu sebelum mengangkat telepon, hal ini akan membuat mood kita berubah. Walaupun orang yang menelepon diujung sana tak bisa melihat senyuman kita, namun mereka tahu bedanya kita sedang senyum, marah, merengut dan bosan hanya dari nada suara.
Baca juga: 8 Hal Ini Mesti Dilakukan Usai membeli Ponsel Baru
Perkenalkan Diri
Di dalam lingkup perkantoran dan bisnis, setiap menjawab telepon harus selalu memperkenalkan diri terlebih dahulu. Lebih baik lagi jika kita menyebutkan nama kita dan juga perusahaan. “Selamat siang, PT. Maju Jaya, dengan Reny, ada yang bisa saya bantu?
Jika telepon tersebut dari internal kantor, sebutkan nama departemen atau bagian lalu ikuti dengan nama. Selamat pagi, bagian keuangan, dengan Rina, ada yang bisa dibantu? Di sejumlah besar kantor pasti ada petunjuk teknis tata cara menjawab panggilan telepon. Yang harus dipatuhi oleh semua pegawai.
Memang agak lucu bahwa cara menjawab telepon ada aturannya, namun hal ini berkaitan dengan reputasi dan nama baik perusahaan karena seperti dikatakan di atas, setiap orang yang menelepon tahu apakah kita menjawab telepon dengan setengah hati atau dengan sepenuh hati dan percaya diri.
Tanya Identitas Penelepon
Jika setelah sang penelepon tidak memperkenalkan diri, berusahalah tetap sopan dan tanyakan namanya. Hal ini merupakan salah satu pedoman menerima telepon dan membuat sang penelepon merasa diperlakukan secara personal. Menanyakan identitas juga penting ketika kita harus mencatat pesan atau mencatat suatu kontak untuk ditelepon balik.
Baca juga: 10 Pilihan Ponsel Terbaik yang Cocok Buat Kado di Hari Ayah
Dengarkan Baik-Baik
Via allclearsussex
Saat menerima telepon selalu dengarkan dengan baik-baik dan seksama setiap kata yang diucapkan sang penelepon dan tanggapilah dengan seksama. Jangan sampai ketika kita harus mengulangi bertanya saat mencatat nama, tujuan menelepon dan pesannya.
Menjawab Telepon yang Sopan di Rumah
Saat menjawab telepon kala di rumah tentunya agak berbeda dengan cara menjawab telepon di kantor. Kita tak perlu terlalu formal namun juga jangan terlalu seenaknya. Pada saat menjawab telepon di rumah, yang terpenting adalah menjadi diri sendiri. Angkat telepon dengan tersenyum dan katakan “Hallo”. Jika Caller ID pada telepon menunjukkan siapa yang menelepon, bolehlah kita langsung menyebut nama “ Hallo Ren, ada apa telepon pagi-pagi?” namun jika Caller ID tak menunjukkan kontak yang kita kenal, “ Hallo” saja sudah cukup mewakili.
Menjawab Telepon dengan Voice Mail
Jika sering meninggalkan rumah, biasanya sebuah mesin penjawab dipersiapkan untuk merekam pesan orang yang menelepon ke rumah (bisa juga kantor). Karena ini hanyalah mesin maka kita harus merekam salam secara langsung ke mesin penjawab tersebut. Jangan lupa, utamakan kesopanan karena kita tidak tahu siapa yang akan menelepon.
Jika di rumah, pesan voice mail bisa seperti ini “Halo, ini keluarga Joko, kami sedang tidak bisa mengangkat telepon kita, silahkan tinggalkan pesan dan akan kami telepon balik secepatnya, terima kasih.”
Jika di kantor pesan voice mail harus lebih profesional. “Halo, Anda menghubungi kantor direktur Joko, silahkan tinggalkan nama, pesan dan nomor yang bisa dihubungi, terima kasih”. Cobalah tips di atas dan pastikan penelepon tahu bahwa mereka tidak sia-sia menelepon ke kantor atau ke rumah kita. Yang pasti, jika ada pesan yang ditinggalkan, segera hubungi balik atau kirim pesan.
Baca juga artikel
Perhatikan 10 Hal Ini Ketika Membeli Ponsel Second
Pengen Android-an di PC? Ini 10 Emulator Android Selain Bluestacks
Wine dan CrossOver, Agar Android Bisa Jalankan Aplikasi Windows
