Email menjadi salah satu platform bertukar surat melalui media internet yang banyak digunakan hingga saat ini.
Mulai dari kabar keseharian, file video, dokumen, foto, hingga tugas sekolah banyak memanfaatkan email sebagai sarananya. Namun, para penggunanya kerap kali mengalami kendala ketika hendak kirim file besar lewat email.
Mengapa demikian?
Ada banyak perusahaan yang menyediakan email sebagai bagian dari pelayanannya. Sebut saja Gmail, Microsoft Outlook, ICloud, Zoho, Yandex, Yahoo mail, hingga AOL.
Hampir semua perusahaan tersebut memberikan 25 MB sebagai kapasitas maksimal dalam pengiriman file lewat email. Malah, beberapa dari mereka hanya mengizinkan 10 MB saja untuk sekali proses pengiriman.
Kilas Singkat Soal Email
Secara harfiah, email memiliki fungsi utama seperti media sosial lainnya. Yakni mengirim dan juga menerima pesan dari pengguna lain.
Fitur attachment atau lampiran yang ada di email memungkinkan Kita untuk berbagi berbagai jenis data seperti video, file dokumen, foto, dan lain sebagainya.
Selain itu, email juga memiliki fungsi dan manfaat lainnya selain bertukar pesan. Adalah menjadi sarana yang digunakan untuk mendaftarkan diri pada platform lain seperti facebook dan instagram.
Email juga dimanfaatkan sebagai media promosi dan juga identitas diri secara personal dari penggunanya. Email sendiri dibedakan menjadi beberapa jenis berdasarkan kegunaannya.
Berikut ini ialah beberapa jenis yang paling umum.
1. Pop Mail
POP Mail atau yang juga kerap disebut sebagai Pos Office Protocol merupakan salah satu jenis email khusus yang memerlukan bantuan dari Internet Service Provider untuk membukanya.
Jenis layanan ini paling banyak digunakan oleh perusahaan untuk media komunikasi internal karena bisa dibaca secara luring baik itu melalui komputer ataupun telepon genggam.
2. Web Mail
Berbeda dengan Pop Mail, Web Mail lebih banyak digunakan oleh masyarakat umum. Jenis email ini tidaklah memerlukan provider khusus untuk membukanya, Anda hanya perlu mengakses halaman website atau aplikasinya untuk menggunakannya.
Salah satu layanan Web Mail yang memiliki banyak pengguna adalah Gmail besutan Google dan juga Yahoo. Lebih praktis lagi, Web Mail memungkinkan Anda untuk membuka email kapanpun dan dimanapun.
3. Forward Mail
Forward Mail ialah layanan yang diperuntukkan untuk pengguna email yang kerap mengganti alamat email yang dimilikinya.
Jenis email ini biasanya disebut sebagai perantara antar alamat email, karenanya kurun waktu yang diperlukan untuk mengirimkan pesan email juga lebih panjang jika dibandingkan dengan jenis layanan email lainnya.
Walaupun perannya hanya sementara dan memungkinkan Anda untuk mengganti alamat email, Anda tetap akan mendapatkan pemberitahuan ketika ada pesan atau notifikasi lainnya yang terdapat pada alamat email sebelumnya.
Cara Mengirim File Besar Lewat Email
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, layanan email hanya bisa melampirkan file berukuran maksimal 25 MB dalam satu kali pengiriman.
Kendati demikian, Anda bisa menyiasatinya dengan cara alternatif lain ketika hendak mengirimkan file besar lewat email. Tentunya, Anda perlu menggunakan pihak ketiga untuk membantu proses pengiriman file besar ini.
Lalu apakah saja pihak ketiga yang bisa digunakan?
1. Dengan Google Drive
Google Drive memiliki beberapa fitur unggulan yang bisa Kita nikmati ketika menggunakannya.
Salah satunya adalah adanya integrasi dengan produk lain seperti Google Doc, Google Sheets, atau juga Google Slide.
Hal ini memungkinkan Anda untuk mengedit file secara langsung melalui Google Drive tanpa perlu mendownload dan menguploadnya kembali.
Selain itu Google Drive juga memiliki sharing serta privasi hak akses yang akan melindungi keamanan data Anda.
Dilengkapi dengan kapasitas 15 GB, Anda bisa dengan bebas menyimpan file dan membagikannya lewat berbagai platform media sosial seperti email.
Untuk dapat berbagi file dari Google Drive ke email, Anda perlu mengikuti langkah-langkah berikut.
- Buka laman Google Drive pada perangkat smartphone ataupun PC, kemudian lakukan login menggunakan akun Google yang Anda miliki.
- Klik tombol New yang berada di sebelah kiri atas halaman untuk mengupload file yang hendak dikirim lewat email.
- Klik file yang baru saja diunggah untuk memunculkan pilihan ‘Share with others’.
- Masukkan alamat email orang lain yang hendak Anda kirimkan email pada pop-up yang muncul.
- Isikan pula jenis akses yang ingin diberikan. Beberapa jenis akses yang ditawarkan Google Drive adalah edit, view, dan juga comment. Dan file pun akan terkirim secara langsung pada penerimanya.
- Jika orang yang hendak dikirimi file bukanlah pengguna Gmail, maka Anda bisa klik opsi ‘Get shareable link’ kemudian copy link file tersebut. Langkah selanjutnya, Anda tinggal paste link tadi pada badan email yang akan dikirim.
2. Dengan Microsoft OneDrive
OneDrive menjadi alternatif layanan penyimpanan sekaligus perantara lainnya untuk pengiriman file besar lewat email.
Adapun untuk fitur yang dimiliki oleh OneDrive adalah kapasitas penyimpanan sebesar 15 GB dan integrasi secara real-time dengan layanan microsoft lainnya seperti Office 365.
OneDrive juga memiliki fitur video-sharing yang lebih baik daripada layanan Cloud lainnya.
Diketahui, pada saat pengguna hendak mengakses video melalui OneDrive, OneDrive akan mendeteksi berapa kecepatan internet yang dimiliki oleh pengguna tersebut.
Gunanya adalah untuk menyesuaikan kualitas video dengan koneksi internet tersebut. Ketika jaringannya sedang lambat, maka OneDrive secara otomatis akan memutar video dengan kualitas yang lebih rendah.
Dengan begitu, pengalaman menonton video pun akan lebih baik dan nyaman. Langkah mengirim email dengan lampiran OneDrive pun cukup sederhana, sama halnya dengan cara kirim file Gmail besar.
- Masuk ke halaman Onedrive.live.com dan lakukan login dengan akun microsoft Anda.
- Tekan tombol upload dan cari folder file yang hendak diunggah
- Setelah berhasil terunggah, centang pada file tersebut untuk membagikannya lewat email.
- Klik opsi Share. Pilih opsi ‘Get a link’ kemudian tekan Public.
- Selanjutnya, klik create link. Jika link sudah muncul, Anda bisa langsung menyalinnya dan menempelkannya pada badan email yang akan dibagikan.
3. Dengan Dropbox
Fitur utama yang dimiliki oleh Dropbox salah satunya adalah menjadi file hosting untuk kebutuhan website dan blog. Juga media backup yang aman dengan kapasitas penyimpanan sebesar 2 GB.
Untuk melampirkan file dengan bantuan Dropbox, Anda hanya perlu mengikuti langkah berikut.
- Buka halaman Dropbox dan masuk ke akun yang Anda punya. Jikapun Anda belum memilikinya, Anda bisa mendaftar secara gratis pada menu yang tersedia.
- Pilih ikon upload yang terletak di sebelah pojok kanan atas halaman.
- Pilih file yang hendak dikirim lewat email.
- Setelah itu, cari file yang baru saja diunggah dan pilih opsi ‘share’.\
- Klik ‘create link’, copy link tersebut dan paste pada badan email calon penerima.
4. Dengan Win Rar
Berbeda dengan ketiga cara di atas yang memerlukan wadah lain untuk menyimpan file, Win Rar bekerja dengan mengecilkan ukuran dari suatu file. Sejauh ini, Win Rar bisa mengkompres file hingga 40% lebih kecil dari ukuran aslinya.
Win Rar juga memiliki fitur utama lainnya seperti memulihkan arsip yang rusak, mendukung file unicode, tersedia dalam pilihan zip dan rar, memiliki antar muka command line, hingga membuat arsip multivolume.
- Pertama, Anda perlu memilih file mana saja yang hendak dikirim.
- Klik kanan pada file tersebut dan pilih ‘add to archive’.
- Pilih opsi general, kemudian tekan ‘Split to volume’, dilanjutkan dengan klik size.
- Tuliskan berapa output kapasitas yang Anda inginkan, lalu pilih OK.
- Tunggu beberapa saat hingga proses split berhasil.
- Selanjutnya, pilih menu new message pada email. Masukkan detail pengiriman email seperti biasanya, penerima dan juga subject.
Kemudian lampirkan file yang baru saja dicompress dan klik ‘kirim pesan’. Cara-cara di atas bisa menjadi alternatif yang paling mudah untuk Anda terapkan ketika hendak
mengirimkan email yang memiliki lampiran file terlalu besar dan melebihi kapasitas yang disediakan.
