Walaupun saat ini komunikasi telah banyak didominasi oleh email, live chat, social media dan web interaktif, namun telepon kabel tetap alat berkomunikasi yang paling utama dan paling dipercaya, khususnya bagi dunia bisnis dan perkantoran, oleh sebab itu berbicara dan menjawab telepon secara profesional perlu diketahui dan dikuasai tak saja oleh sekretaris, namun oleh semua orang yang bekerja di kantor. Oleh sebab itu berikut ini ada beberapa tips berbicara di telepon secara profesional yang akan membuat kita dan perusahaan kita semakin mendapatkan reputasi yang baik.
Menjawab Telepon
Hal pertama yang perlu dilakukan ketika ada telepon berdering adalah mengangkap gagang telepon dan menjawabnya. Tentunya kita tak bisa asal-asalan menjawab telepon tersebut dengan “ya, ada apa?” atau “PT. Maju Makmur, ada perlu apa?”. Sebelum menjawab telepon sebaiknya kita menyediakan sebuah pena dan kertas di dekat telepon. Hal ini penting saat kita harus menuliskan pesan atau menulis nomor telepon untuk dihubungi kembali nanti. Memang tak semua telepon yang kita angkat perlu kertas dan pena untuk mencatat, namun kita tak tahu kapan akan membutuhkannya.
Hal kedua, segera angkat telepon setelah dering pertama, jangan terlalu lama membiarkan telepon berdering. Hal ini sama seperti memberikan signal bahwa sang penelepon dianggap penting dan mengesankan jika perusahaan kita bekerja dengan sangat efisien.
Hal ketiga, langsung perkenalkan diri setelah mengangkat telepon dan tanyakan identitas sang penelepon jika mereka tak memperkenalkan diri secara langsung pula, misal: “Selamat Pagi, dengan Reny dari PT. Jaya Makmur di sini, ada yang bisa dibantu?”
Baca juga: Tips Menjawab Panggilan Telepon yang Sopan di Kantor dan Rumah
Hal keempat, tanyalah dengan efisien. Jika posisi kita sebagai penerima telepon atau seorang sekretaris, tentunya mempunyai kemampuan menggali informasi dari setiap penelepon adalah suatu keharusan, namun jangan sampai sang penelepon merasa diinterogasi ataupun diintimidasi. Contohnya:
Penelepon : Bisa saya berbicara dengan Pak Jaya?
Penerima : Maaf, dengan siapa saya berbicara?
Penelepon : Doni
Penerima : Pak Doni dari perusahaan mana?
Penelepon : Oh, ini telepon pribadi
Penerima : Sebentar, saya sambungkan.
Mentransfer Panggilan / Menyambungkan Telepon ke line lain
Ketika hendak menyambungkan telepon masuk ke line lain ada beberapa tips yang bisa dilakukan. Pertama, ingatlah bahwa semua orang tidak suka menunggu terlalu lama, jadi pastikan jangan terlalu lama menahan sebuah panggilan atau mereka akan merasa tidak dihargai. Jadi sebelum kita menahan panggilan untuk transfer ke line lain, katakan dengan jujur bahwa line sedang sibuk sehingga harus menunggu lebih lama. Hal ini akan meminimalis efek buruk terlalu lama menahan telepon.
Kedua, ketika penelepon minta disambungkan ke line tertentu, cobalah dahulu jaringan tersebut sibuk atau tidak dan pastikan orang yang dituju ada dan mau menerima telepon sebelum kita meminta penelepon untuk menunggu. Jika orang yang dituju tidak ada atau menolak menerima telepon, tulislah pesan dari penelepon dengan singkat dan jelas.
Ketiga, selalu gunakan bahasa yang formal. Jika menggunakan bahasa Inggris, pergunakan grammar yang benar. Jangan lupa perhatikan nada dan juga kecepatan bicara agar komunikasi terjadi secara baik dan efisien sehingga mengurangi resiko salah paham salah catat, dan kesan melecehkan. Cara ini bisa ditambah dengan selalu mempergunakan nama penelepon (jika tahu/sudah ditanyakan) dengan didahului kata panggilan seperti Pak, Tuan, Nyonya, ibu, dan lainnya.
Ketika percakapan telepon selesai, jangan lupa mengucapkan salam dan terima kasih.
Baca juga artikel
8 Hal Ini Mesti Dilakukan Usai membeli Ponsel Baru
Google Maps Android kini Bisa Digunakan Offline, Ini Caranya!
Pengen Android-an di PC? Ini 10 Emulator Android Selain Bluestacks
